Strategia tutuksi kaikille

Koiviston Auto on Suomen suurin linja-autoyhtiö, joka työllistää noin 3 000 alan ammattilaista. Yhtiö tunnetaan laajasta kaupunkiliikenteestään Helsingistä Rovaniemelle, ja sen tunnetuin brändi on OnniBus, joka palvelee pitkän matkan liikennettä. Käytännössä melkein jokainen suomalainen on jossain vaiheessa matkustanut Koiviston Auton kyydissä. 

“Pestiin tullessani 2023 havahduin siihen, että olemassa oleva strategiamme ei puhutellut henkilöstöämme eivätkä he saaneet siitä otetta. Se oli sinänsä hyvä tavoitteiltaan, mutta käytännön tekeminen ja konkretia puuttuivat. Lähdimme siis uudistamaan sitä”, konsernijohtaja Henrik Mikkola kertoo Koiviston Auton muutosmatkasta.  

Seuraavaksi kysymykseen tuli, miten saamme strategian organisaation arkeen ja käytäntöön niin, että jokainen työntekijämme tuntee sen ja pystyy toimimaan strategian mukaisesti omassa työarjessaan”, Mikkola jatkaa.  

Räätälöitävä ja dialoginen malli vakuutti 

Johtoryhmä etsi erilaisia toteutustapoja, ja tarjolla oli muun muassa viestintästrategioita ja johdon valmennusta. Kilpailutuksessa Withmore kuitenkin erottui joukosta osallistavalla, dialogisella lähestymistavallaan ja käytännönläheisellä otteellaan. 

“Meillä työskentelee noin 2500 kuljettajaa, jotka edustavat noin 80 eri kansallisuutta. Lisäksi meillä on pari sataa mekaanikkoa ja toimihenkilöä. Vaikka sinänsä tämä on varsin suoraviivaista työtä, vaikuttaa onnistumiseen moni asia. Oli supertärkeää, että saamme nimenomaan toimihenkilömme sitoutumaan strategiaan, sillä he olivat avainasemassa siinä, että koko henkilöstö ymmärtää, mistä on kyse ja miksi se on tärkeää”, Mikkola kertoo.  

“Withmoren maanläheisyys vakuutti meidät. He halusivat todella ymmärtää organisaatiokulttuuriamme, ja olivat valmiita räätälöimään toteutusta juuri meidän näköiseksemme. Liian akateeminen tai valmiiksi pureksittu prosessi ei meidän kohdallamme olisi toiminut.” 

Koiviston Auton strategiaimplementoinnin elementit

• Henkilöstökyselyt  

• Kvalitatiiviset haastattelut 

• Johdon briiffi strategiaan 

• Fasilitoidut työpajat toimihenkilöille ja johdolle 

• Johdon tuottamat blogikirjoitukset 

• Strategian visualisointi kuvaksi 

• Hyvin tehty -kilpailu

Strategiaa työntekijän kielellä 

Liikkeelle lähdettiin perehdyttämällä ensin Withmoren tiimi Koiviston Auton uuteen strategiaan ja kaikkiin siihen liittyviin hankkeisiin. Samaan aikaan toteutettiin henkilöstölle kysely sekä haastattelututkimus, jossa pyrittiin saamaan kattava kuva työntekijöiden tavoista puhua työstään ja toisaalta heidän näkemyksistään, miten strategiaa voisi toteuttaa käytännössä.  

“Keskusteluista nousi esiin teemoja, kuten turvallisuus, työn käytäntöihin vaikuttaminen ja johtaminen. Näistä tiivistettiin konkreettisia strategialupauksia, ja samalla strategia käännettiin työntekijöiden omalle kielelle”, kertoo Withmoren Päivi Thuneberg. 

Dialogisen toteutuksen haasteena oli työn liikkuvuus: kuljettajia ei voinut koota samaan paikkaan yhtä aikaa, sillä bussit piti pitää liikkeellä. Ratkaisuna käytettiin eri kanavia ja esimerkiksi johdon tuottamia blogikirjoituksia, joiden kieli viilattiin Withmoren tuella ymmärrettäväksi ja samaistuttavaksi.

Toimihenkilöpäivillä puhuttiin arjen teoista ja harjoiteltiin strategian kommunikointia

Strategian onnistuminen riippui toimihenkilöistä, jotka toimivat sillanrakentajina johdon ja kuljettajien välillä. Heidät kutsuttiin kick off -henkisiin toimihenkilöpäiviin, joissa työstettiin yhdessä, mitä strategia tarkoittaa käytännössä ja miten siitä viestitään eteenpäin. 

“Halusimme, että erityisesti toimihenkilöt sitoutuvat strategiaan, koska he lopulta määrittelevät sen, onnistummeko koko henkilöstön suuntaamisessa yhteisen päämäärän taakse. Lounaasta-lounaaseen työpajoissa workshoppasimme sitä, mitä strategia oikeastaan käytännössä tarkoittaa, miten siitä voisi viestiä henkilöstölle ja miten innostaa henkilöstö mukaan toteutukseen. Tämä tapahtui muun muassa käytännön tehtävien ja pienryhmätyöskentelyn avulla”, Henrik Mikkola kuvailee.

Ajomestari Babar Lone on työskennellyt Koiviston Autolla vuodesta 2023. Hänen työhönsä  kuuluu huolehtia kuljettajien aikatauluista ja bussivuorojen täsmällisyydestä. Lone osallistui toimihenkilöpäiville, sillä hänen vastuullaan on strategian kommunikointi käytännössä tiimilleen eli kuljettajille. 

“Siellä työstimme, miten kääntää strategia kuljettajille ymmärrettäväksi ja mitä strategia tarkoittaa arjen työssä. Esimerkiksi sanat asiakaskohtaaminen, turvallisuus tai luotettavuus voivat olla aika kaukaisia termejä. Kuljettajan työssä ne voivat tarkoittaa sitä, että bussi on minuutilleen ajallaan, jotta matkustaja ei myöhästy jatkoyhteydestä, tai että tervehditään ja hymyillään kun matkustaja nousee bussiin”, hän kertoo. 

Mikkola toteaa, että Withmoren kyky jäsentää haasteita ja viedä prosessia eteenpäin oli korvaamatonta.

“Ei ollut sellainen fiilis, että täällä on ulkopuoliset konsultit vetämässä luentoa, vaan he olivat saumaton osa porukkaa. Withmoren fasilitointi oli erinomaista. Emme olisi kyenneet viemään strategiaa käytäntöön näin perusteellisesti ilman heitä.”

“Voin lämpimästi suositella heitä.”

Kuvallisuus teki strategiasta näkyvän

Strategiavisualisoinnin ammattilainen Annika Varjonen piirsi johtoryhmän perehdytyksen, työntekijäkyselyiden tulosten ja haastatteluiden sekä toimihenkilöpäivillä pidettyjen työpajojen pohjalta Koiviston Autolle strategiakuvan, jonka avulla strategian ydintä on helpompi ymmärtää käytännössä ja kommunikoida eteenpäin.   

“Tavoitteena oli, että jokainen Koiviston Auton työntekijä löytäisi itsensä kuvasta, ja oman näkökulmansa ja paikkansa strategian käytännön toteutuksessa.” 

Vaikka strategian jäsentäminen kuvalliseen muotoon ei alun perin ollut suunnitelmissa, Henrik Mikkola kertoo sen lopulta olleen arvokas osa prosessia. 

“Toimihenkilöpäivien workshopeissa kuvallisuus ja sen konkreettinen hyöty alkoi avautumaan. Kuvasta löytyy strategiamme ja liiketoimintamme kaikki ulottuvuudet pähkinänkuoressa. Sen avulla on helppo selittää kenelle tahansa työntekijälle, mistä strategiassa on kyse. Toisaalta voidaan tarkastella erilaisissa tehtävissä työskentelevien näkökulmia, kuten esimerkiksi kaikkia niitä asioita, jotka vaikuttavat yksittäisen kuljettajan tai mekaanikon työhön”, Mikkola toteaa. 

Kilpailu kannustaa tekoihin

Strategiaan sitoutuminen on pyritty varmistamaan myös sen jälkeen, kun aktiivinen työstäminen on ohi.  

“Palaute on tärkeä osa työntekijöiden sitoutumisessa. Kun kuljettaja on ystävällinen asiakkaille ja hyvä asiakaspalvelija, hän saa matkustajilta hyvää palautetta. Kun hyvää palautetta kertyy, myös työnantaja palkitsee erinomaisesti suoriutuneen työntekijän”, Babar Lone kertoo. 

Osana strategiaprosessia kehitettiin Hyvin tehty -kilpailu, jossa strategiaa erityisen hyvin tai kekseliäästi toteuttavat työntekijät pääsevät kertomaan onnistumisestaan muulle organisaatiolle. Muut taas voivat äänestää parasta henkilöä/tekoa, ja voittajat palkitaan. Näin yhteinen suunta ei jää vain juhlapuheisiin, vaan tulevaisuudessakin sitoutetaan ja innostetaan strategian taakse.

“Tämä on muutosmatka, ja konkreettisin tulos tästä prosessista on se, että olemme päässeet matkalla monta askelta eteenpäin. Ymmärrys Koiviston Auton strategiasta on henkilöstön parissa kasvanut, ja sitoutuminen on vahvistunut. Myös johdossa viitataan yhä useammin siihen, mitä strategiassa sanotaan, ja yksi jos toinenkin sen puitteissa määritelty tavoite etenee”, Mikkola tiivistää. 

Näkyviä tuloksia

• Työkalut ja välineet strategian kommunikointiin 

• Strategian vieminen käytännön arkeen 

• Kasvanut sitoutuminen strategiaan ja liiketoimintaan henkilöstön parissa 

• Strategiassa määriteltyjen tavoitteiden eteneminen