Organisaation systeemissä vaikuttavat alkukantaisetkin reaktiot

Kun yritämme hahmottaa organisaatiosysteemien toimintaa, havaintoamme vääristävät monet asiat. Oma ja ympäröivien ihmisten kiire ja taistele tai pakene -tilat vaikuttavat systeemiin, prosessit eivät toimi kuten sovittiin koska meillä ihmisillä on taipumus oikaista kiireen keskellä ja lisäksi koko systeemi vielä toimii muutoksen keskellä. Systeemivääristymien havaitsemiseen on kuitenkin lääke: luo rauhallista tilaa ja aikaa systeemiin vaikuttavien asioiden ymmärtämiselle.

Vaikka lukisit tätä tekstiä yksin, toimit silti osana systeemiä ja laajempaa kontekstia. Vaikka kokisimme olevamme täysin itsenäisiä tai peräti yksinäisiä toimijoita, emme oikeasti tee mitään ilman että ympäröivät rakenteet ja ihmiset vaikuttavat meihin. Siksi organisaation toimintaa kehittäessä on hyvä olla tietoinen yhteisössä vaikuttavista systeemeistä sekä tunteiden vaikutuksesta yksilöön.

Kiire, stressi ja pelko kapeuttavat ajatteluame

Mitä kiireisemmältä ja stressaavammalta arki tuntuu, sitä todennäköisemmin käännymme tuttujen ratkaisujen puoleen. Kiireen keskellä emme halua pysähtyä ajattelemaan, koska se vie aikaa ja energiaa. Mieli suojaa meitä tekemällä ajattelustamme sukellusveneen: kaikki luukut kiinni ja pinnan alle tunnemyrskyltä piiloon.

Kiire, stressi ja pelko kapeuttavat ajattelumme pistemäiseksi. Pelkoa tuottavan uhan ei tarvitse olla todellinen tai fyysinen. Riittää, että asemamme, vaikutusmahdollisuutemme tai ymmärryksemme tulevasta tuntuu meistä olevan huteralla pohjalla.

Pelkistäminen ja tunnereaktiot vääristävät havaintoamme

Meillä on keinoja reagoida ympäristöömme lähes automaattisesti. Usein tämä on riittävä tarkkuus arjessa navigoimiseen eikä meidän tarvitse käyttää aikaa ympärillä olevien systeemien kokonaisvaltaiseen hahmottamiseen. Pelkistämme ja piilotamme ympäröivän maailman oman tehtävän- ja ärsykkeenkäsittelymme inbox-outbox-kategorioiden taakse. Tämä on aivojemme energiatalouden kannalta järkevä ratkaisu.

Monimutkaisemmat tehtävät edellyttävät meiltä kuitenkin toimimista suuremmissa yksiköissä yhdessä toisten kanssa. Tämän toiminnan tueksi sovimme sääntöjä ja kuvaamme prosesseja. Teemme strategioita ja kirjaamme muistiin, mikä toimi ja mikä ei. Rakennamme ratkaisujen työkalupakkia, josta aikaisemmin toiminut työkalu on helppo valita uudestaan.

Toimimme näin sekä organisaatioiden että oman ajattelumme puitteissa. Tästä seuraa arkisäästöä, mutta myös hitautta reagoida muuttuvaan ympäristöön. Kerran keksityt prosessit tuovat valheellista turvaa samalla kun ne luutuvat ja pölyttyvät.

Automaattisen reagoinnin ja maailman muuttumisen ja prosessien vanhenemisen lisäksi tilannetta haastaa se, että jos prosessi tai muu organisatorinen rakenne koetaan epäreiluksi, saatamme horjahtaa pakene, jäädy tai hyökkää -tunnekuiluun. Lähdemme taistelemaan negatiiviseksi uumoiltua vastaan sen sijaan, että kurkottaisimme kohti positiivista.

Organisaatiossa yksilöiden paine näyttäytyy prosessiohituksina, muutosnihkeytenä ja paisumistaipumuksena

Painetilanteissa on tavallista, että prosesseissa oikaistaan. Me optimoimme sitä, mikä on meitä lähellä ja meille näkyvää. Nämä oikotiet jäävät kuvaamatta, mutta saattavat paineen jatkuessa siirtyä toimintatavaksi. Kun ajattelemme toistuvasti oikotietä pitkin, prosessit irtautuvat aikoinaan kuvatusta, haurastuvat ja hapristuvat. Mittarit erkanevat todellisuudesta. Olemme tilassa, jossa oravanpyörä tuntuu normaalilta, suorastaan turvalliselta.

Kun ajattelulle ei ole aikaa, jätämme puuttumatta epäkohtiin. Muutosnihkeys saa organisaation jatkamaan tuttuja ratoja pitkin. Samaan aikaan meillä on kulttuurisesti koulutettu taipumus ongelmanratkaisutilanteissa lisätä elementtejä sen sijaan että poistaisimme niitä. Löyhästi ja kiireellä ratkottu ongelma tuottaa usein ratkaisuna jotakin lisää, koska emme ehdi tai jaksa ajatella miten ja mitä systeemistä voisi poistaa.

Piilosysteemit ja systeemien muutokset vaikuttavat isoon kuvaan

Prosessikuvat, organisaatiokaaviot ja taulukot ovat tapoja hahmottaa tunnistettuja systeemeitä. Perinteisesti organisaatioissa on tyydytty siihen kuvaan, joita näillä voidaan nostaa esiin. Näiden takana on kuitenkin systeemejä, jotka vaikuttavat meihin ehkä vahvemminkin kuin ne, joiden esiin tuomiseen olemme nähneet vaivaa.

Lisävaikeutta systeemien ymmärtämiseen tuo se, että systeemit ovat jatkuvassa muutoksessa. Data, joka on kerätty tänään ei välttämättä enää huomenna ole validi tai edes relevantti. Jotta voimme ymmärtää systeemejä kokonaisvaltaisemmin, tarvitsemme yhteisen kielen ja kuvaustapoja, jotka avaavat meille uusia kanavia. Tarvitsemme myös uusia tapoja kerätä erilaista dataa ja analysoida sitä, myös yli ajan.

Ratkaisu: luo tilaa uteliaisuudelle ja ajattelulle

Kun ymmärrämme piilosysteemien suoraa katsetta välttävän olemuksen, voimme rakentaa arkeen turvakeitaita, jotka tuovat rauhaa ja tilaa ajatella ja sen myötä mahdollistavat niiden tarkastelemisen.

Pysähtyminen ajattelun äärelle on investointi tulevaan, ei ajanhukkaa. Investointi tuottaa ainakin seuraavia asioita:

• tuoreempaa ajattelua

• ketteryyttää rakentavaa ennakointia

• parempaa laatua

• älykkäämpää organisoitumista ja yhteistyötä

• innostavampaa työarkea

Systeemien olemus väistää tarkkarajaisia kuvauksia ja pysyvyyttä. Varaudu tälle matkalle lähtiessäsi siihen, että vaikka ymmärrät systeemejä paremmin, se ei poista tarvetta jatkuvalle oppimiselle ja arjen korjausliikkeille. Mitä paremmin ajattelet, sitä ketterämmin pystyt toimimaan.

Jatketaan keskustelua:
Systeeminen ymmärrys organisaation strategian välineenä
Suomen tuleva menestys voi piillä oppivissa systeemeissä